B2B-портал — закрытая площадка для оптовых клиентов, дилеров и партнёров, где каждая компания видит свой прайс, свои остатки, свои лимиты и свои документы. От интернет-магазина он отличается персонализацией и связью с учётной системой: цена, остаток и статус отгрузки приходят из 1С или ERP, а заказ уходит обратно без ручного ввода.
Коротко
Магазин показывает одну витрину всем, портал — свою каждому. Из этого следует всё остальное: авторизация по договору, персональные цены, отсрочки, документы и роли внутри компании-клиента.
| Что сравниваем | Интернет-магазин | B2B-портал |
|---|---|---|
| Доступ к ценам | Открыт всем | Только авторизованным компаниям |
| Цена | Одна для всех, скидка по промокоду | Своя по договору, зависит от объёма и категории |
| Оплата | Картой сразу | Счёт, отсрочка, кредитный лимит |
| Кто покупает | Один человек | Несколько сотрудников с разными правами |
| Размер заказа | Несколько позиций | Сотни строк, загрузка из файла, повторные закупки |
| Документы | Чек | Счёт, накладная, акт сверки, счёт-фактура |
| Связь с учётом | Желательна | Обязательна: без неё портал бесполезен |
Если розничная часть у вас уже есть, портал не заменяет её, а встаёт рядом и берёт данные из того же учёта. Что входит в розничную витрину, разобрано в статье про запуск интернет-магазина.
В опте нет единого прайса: у каждого клиента своя скидка, свой объём и свои договорённости. Портал делает эти условия частью системы, а не письмом менеджера.
Условия живут в учётной системе, а портал их показывает. Держать матрицу скидок отдельно в портале нельзя: через месяц она разойдётся с учётом, и клиент увидит одну цену, а в счёте будет другая.
Оптовый заказ отличается от розничного количеством строк и тем, что он повторяется. Поэтому сценарий строят вокруг скорости, а не вокруг витрины.
Дальше клиент следит за заказом сам: резерв, сборка, отгрузка, доставка. Этот же набор статусов используется в уведомлениях, чтобы менеджеру не звонили с вопросом «что с моей машиной».
Отдельно продумывают правила отгрузки: кратность упаковки, минимальная партия, неделимые позиции. Если портал позволит заказать семь штук там, где товар уходит коробками по двенадцать, менеджер будет править заказ руками — и смысл автоматизации теряется.
У компании-клиента в портале работает не один человек, и права у них разные. Общий логин на всю компанию ломает и согласование, и разбор спорных ситуаций.
Приглашать новых сотрудников должен сам клиент: иначе заведение пользователей возвращается вашим менеджерам и превращается в ту же рутину, ради устранения которой строился портал. Общие требования к входу, ролям и восстановлению доступа разобраны в статье про личный кабинет клиента.
Отдельный случай — дилер с несколькими юридическими лицами или торговыми точками. У одного человека тогда есть доступ сразу к нескольким договорам, и портал должен показывать, от чьего имени оформляется заказ, а документы раскладывать по нужному юрлицу.
При реализации товаров и услуг юридические лица, индивидуальные предприниматели и самозанятые обязаны выставлять покупателям счета-фактуры — это статья 47 Налогового кодекса Узбекистана. Там же сказано, что счёт-фактура, как правило, оформляется в электронной форме в информационной системе электронных счетов-фактур; правило не применяется, если продавец выдал кассовый чек или иной документ установленной формы.
Важно Обязательный порядок ввели не вчера: постановлением Кабинета Министров № 522 от 25 июня 2019 года оформление счетов-фактур в электронной форме стало добровольным с 1 июля 2019 года и обязательным для всех хозяйствующих субъектов с 1 января 2020 года. Тем же документом определён уполномоченный роуминг-оператор для межоператорской передачи и хранения ЭСФ.
Для портала это значит простую вещь: он не печатает бумажные бланки и не заменяет систему ЭСФ. Его задача — отдать в учётную систему корректные данные по отгрузке, а клиенту показать в кабинете ссылку на выставленный документ и текущее состояние взаиморасчётов.
Портал становится витриной учётной системы, поэтому обмен проектируют до интерфейса. Для каждого блока данных определяют владельца, направление и частоту обновления.
| Данные | Направление | Когда обновляются |
|---|---|---|
| Номенклатура, характеристики, изображения | Из учёта в портал | По расписанию, обычно раз в сутки |
| Остатки на складах | Из учёта в портал | Несколько раз в день или по запросу экрана |
| Персональные цены и скидки | Из учёта в портал | По событию: изменились условия договора |
| Заказ дилера | Из портала в учёт | Сразу после подтверждения |
| Статус заказа, резерв, отгрузка | Из учёта в портал | По событию |
| Счета, накладные, акты сверки | Из учёта в портал | По событию и по запросу клиента |
| Оплаты и задолженность | Из банка и учёта в портал | По расписанию, обычно раз в день |
Если на складе и в бухгалтерии стоит 1С, у платформы есть автоматический REST-интерфейс по протоколу OData — его включают для стандартных объектов, а нестандартную логику выносят в отдельные обработки. Как выбирают между API, вебхуком и выгрузкой по расписанию, разобрано в статье про интеграцию с 1С, телефонией и мессенджерами.
Заранее решают и то, как портал ведёт себя, когда учётная система недоступна. Рабочий вариант — показывать последние известные остатки с отметкой времени и складывать заказы в очередь с повторной отправкой. Молчаливая ошибка хуже всего: клиент считает, что заказ принят, а в учёте его нет.
Портал не наводит порядок в данных — он показывает клиенту то, что есть. Поэтому до разработки проверяют сам учёт.
Последний пункт — не технический, а организационный, и именно он чаще всего решает судьбу портала. Если менеджер по-прежнему принимает заказы в переписке, дилер не станет заходить в кабинет.
Цена складывается из двух частей: веб-платформы с каталогом и заказами и обмена с учётной системой. Отдельной строки «B2B-портал» на страницах услуг нет, поэтому ориентируются на ближайшие работы.
Бюджет растёт от сложности ценообразования, числа складов и требований к документам. Портал с единым прайсом и портал с матрицей скидок, лимитами и согласованием заказов — разные проекты. Состав работ по интеграции и участкам учёта описан на странице ERP и интеграции систем.
Syntra Systems начинает с обследования учёта: где лежат цены, как ведутся остатки, что происходит с заказом от письма дилера до отгрузки. Из этого получается схема обмена, и только потом — экраны портала.
Дальше собираем портал как часть инфраструктуры: заказы уходят в учётную систему без ручного ввода, документы и взаиморасчёты приходят обратно, обмен пишется в журнал с повторными попытками. После запуска смотрим, какие позиции дилеры ищут чаще всего и на каких шагах возвращаются к менеджеру, — по этим местам портал и дорабатывается.
Обсудим вашу задачу
Расскажите, что нужно сделать, — оценим сроки и стоимость и предложим решение.
Ориентир — не количество клиентов, а объём рутины. Если менеджеры каждый день пересылают прайсы, считают суммы и выставляют счета руками, портал окупается и на небольшой базе. Если заказы приходят раз в месяц и не повторяются, выгоды не будет.
Иногда да: если платформа магазина умеет закрытые разделы, группы цен и роли пользователей. Но проверять надо не витрину, а глубину обмена с учётной системой и работу с документами — именно там магазины чаще всего упираются в потолок.
Остаются обмен файлами по расписанию и промежуточная база, куда учёт выгружает данные. Работает, но не мгновенно: остатки в портале будут отставать. В таком случае заранее договариваются, какой срок устаревания данных допустим, и показывают его клиенту.
Для юридических лиц основной способ остаётся прежним: счёт и банковский перевод, а портал показывает состояние оплаты. Картой обычно платят мелкий опт и предоплату; тогда подключается платёжный провайдер, как в обычном интернет-магазине.
Цену берут из учётной системы в момент открытия экрана и фиксируют в заказе при подтверждении. Так клиент видит актуальную строку, а спор о том, по какой цене оформлен заказ, решается записью в документе, а не перепиской.
Переводить постепенно и по одному сценарию: сначала статусы и документы, потом оформление заказа. Помогает и правило внутри компании — заказы из переписки менеджер заводит в портал сам, чтобы у клиента накапливалась история в одном месте.
